UYAP masraf girişinin uzun sürmesinin sebebi işlemin karmaşık olması değil. Süreç, tek tek tekrarlanan bir PDF döngüsünden ibaret. Kâtip bir masraf makbuzunun PDF'ini açıyor, içindeki bilgileri kopyalıyor, bankanın icra masraf sistemindeki forma yapıştırıyor, PDF'i kapatıyor ve bir sonrakini açıyor. Bir makbuz için sekiz alan dolduruluyor ve bu döngü ayda binlerce kez tekrarlanıyor.
Aşağıda bu sürecin adımlarını, nerede hata verdiğini ve orta ölçekli bir icra bürosuna gerçekte kaç saate mal olduğunu inceliyoruz.
Masraf girişi adım adım nasıl yapılıyor?
Her makbuz için aynı altı adım tekrarlanıyor:
- Masraf makbuzunun PDF'i açılır.
- Dosya numarası, icra dairesi, tutar, tarih, makbuz seri numarası, sıra numarası ve özel numara okunur.
- Bu bilgiler kopyalanıp bankanın icra masraf sistemindeki alanlara yapıştırılır.
- İşlem açıklaması elle yazılır — bu bilgi makbuzda yer almaz, kullanıcının kendisi girer.
- Kayıt tamamlanır ve PDF kapatılır.
- Sıradaki PDF açılır, döngü baştan başlar.
Kritik nokta şu: bu döngünün hiçbir adımı toplu yapılamıyor. Sistem birden fazla makbuzu aynı anda işlemeye ya da bir Excel dosyasından toplu veri almaya imkân vermiyor. Dolayısıyla 2.000 makbuzu olan bir büro, bu altı adımı 2.000 kez tekrarlamak zorunda.
Bir makbuz kaç dakika sürüyor?
Kopyala-yapıştır yöntemiyle çalışan deneyimli bir kâtipte bir makbuz ortalama 2,5 dakika sürüyor. Bu süre tek başına kısa görünüyor, ama aylık hacimle çarpıldığında tablo değişiyor:
| Aylık makbuz | Toplam süre | 5 kişilik ekipte kişi başı |
|---|---|---|
| 5.000 | ~208 saat | ~42 saat / ay |
| 10.000 | ~416 saat | ~83 saat / ay |
| 15.000 | ~625 saat | ~125 saat / ay |
Orta ölçekli bir icra bürosu ayda ortalama 10.000-15.000 makbuz giriyor ve bu iş için 4-5 personel çalıştırıyor. Yani bu bürolarda birkaç kişinin mesaisinin tamamı, PDF'ten forma veri taşımakla geçiyor.
En sık hangi hatalar yapılıyor?
Sahada iki tip hata öne çıkıyor.
Yanlış makbuzu yanlış dosyaya işlemek. Onlarca PDF arasında gidip gelirken, açık olan makbuzun hangi dosyaya ait olduğu karışabiliyor. Verinin kendisi doğru olduğu hâlde yanlış yere kaydedilmesi anlamına geldiği için, fark edilmesi en zor hata türü bu.
Okuyarak girerken yapılan harf ve rakam hataları. Kâtipler her zaman kopyala-yapıştır yapmıyor; PDF'ten kopyalama düzgün çalışmadığında ekrandan okuyup elle yazıyorlar. Uzun dosya numaralarında veya seri/sıra numaralarında tek bir rakamın kayması yeterli oluyor.
İkinci hata türünün asıl sebebi dikkatsizlik değil, tekrarın kendisi. Aynı işlemi günde yüzlerce kez yapan bir insanın dikkati kaçınılmaz olarak dalgalanıyor. Bu, kişisel bir kusur değil; işin tasarımından kaynaklanan bir sonuç.
Hata yapılınca ne oluyor?
Sistem hatalı veriyi genellikle kabul etmiyor ve bir uyarı döndürüyor. Uyarıyı alan kâtip o makbuzu baştan girmek zorunda kalıyor — harcanan 2,5 dakika çöpe gidiyor ve süreç sıfırdan başlıyor.
Bunun görünmeyen bir maliyeti daha var: hangi makbuzun işlendiğini, hangisinin uyarı aldığını ve hangisinin tekrar denenmesi gerektiğini takip etmek. Hacim büyüdükçe bu takip de başlı başına bir işe dönüşüyor.
Neden Excel'den toplu yükleme yapılamıyor?
Çünkü sistemde böyle bir özellik yok. Bankanın icra masraf sistemi tek tek kayıt girişi üzerine kurulu; toplu içe aktarma veya benzeri bir yol sunmuyor. Büroların "bunu bir şekilde toplu yapalım" deme imkânı bulunmuyor.
Bu, bürodan kaynaklanan bir eksiklik değil. Süreç, kullanılan sistemin sınırları içinde zaten yapılabilecek en verimli hâlinde işliyor. Kısıt, sürecin kendisinde.
Bu döngü kırılabilir mi?
Evet — çünkü sürecin tamamı kural tabanlı. PDF'teki veriler belirli bir düzende duruyor, doldurulacak alanlar sabit ve yapılacak işlem her makbuzda birebir aynı. İnsanın buradaki katkısı "karar vermek" değil, sadece "taşımak". Bu tür bir işi yazılım hem daha hızlı hem de yorulmadan yapar.
Masraf Otomasyonu - V tam olarak bunu yapıyor: PDF'leri sürükleyip bıraktığınızda verileri kendisi okuyor, bankanın formuna kendisi giriyor ve işlem sonunda hangi dosyanın kaydedildiğini, hangisinin uyarı aldığını Excel uyumlu bir raporla önünüze koyuyor. Dosya başına süre 2,5 dakikadan 30 saniyeye iniyor; mola vermediği için günlük kapasite 240 dosyadan 2.880 dosyaya çıkıyor.
Güvenlik tarafında önemli bir ayrım var: bankaya girişi siz kendi şifrenizle yapıyorsunuz. Yazılım tarayıcıyı açıyor ve sizin giriş yapmanızı bekliyor; siz "başlat" dediğinizde devralıyor. Banka şifreniz hiçbir aşamada yazılıma verilmiyor, MFTech sunucularına da gönderilmiyor. Makbuz verileri de bilgisayarınızdaki yerel veritabanında işleniyor.
Kullanırken dikkat: Masraf türü (Masraf, Harç, Baro Pulu) her çalıştırma için bir kez seçiliyor ve o turdaki tüm makbuzlara aynı tür uygulanıyor. Farklı türdeki makbuzları ayrı turlarda işlemek gerekiyor.
Yazılımın ilk kullanıcısı, Fatih Ekrem Ekinci Hukuk Bürosu'nun kurucu avukatı Fatih Ekrem Ekinci oldu. Sistemi ilk kez çalışırken gördüğünde ekranı videoya kaydetmişti.